Com a chegada do bom tempo, chega a época da organização de eventos, sejam eles casamentos, comunhões, eventos empresariais, feiras ao ar livre, etc. Mas por detrás de cada um destes eventos há uma equipa de profissionais liderada pelo organizador de eventos, a pessoa responsável por garantir que tudo corre na perfeição. E como pode imaginar, organizar um evento não é fácil, pois há muitos fatores a ter em conta, como o orçamento, o local, a decoração, os fornecedores, etc. Por isso, hoje queremos explicar-lhe como organizar eventos com alguns passos básicos. Tome nota.
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Índice de contenidos
Passos básicos para a organização de eventos como organizador de eventos
O planeamento de eventos é o planeamento e a execução de todos os pormenores e fases de um evento. Implica a procura e a contratação de fornecedores, a definição de um local e de uma data, o planeamento e a coordenação da logística, a gestão de orçamentos, etc. Além disso, alguns eventos requerem uma estratégia de marketing sólida para promover o evento e atrair participantes.
Tendo isto em conta, vejamos os passos básicos que os organizadores de eventos seguem para organizar eventos e acontecimentos:
Criar um briefing com objetivos definidos
O resto dos pontos para organizar um evento dependerá desta primeira fase, uma vez que os objetivos do evento determinarão como será e condicionarão a sua organização. Como se trata de um primeiro passo que requer tempo e trabalho, é aconselhável preparar um briefing com todos os objetivos e informações adicionais necessárias para tomar decisões nas fases seguintes.
Estabelecer um orçamento
Tal como noutras áreas, saber qual o orçamento disponível condiciona o tipo de evento que pode ser organizado. Nesta fase, é inevitável tomar decisões importantes, saber aproveitar ao máximo os recursos ou mesmo considerar o apoio de patrocinadores em troca de uma presença através dos seus logótipos ao longo do evento, por exemplo.
Desenvolver um programa pormenorizado
A organização de um evento não deixa de ser um projeto. Por isso, para evitar qualquer imprevisto, é importante ter um programa ou roteiro para todo o evento. Este deve detalhar todas as tarefas e ações a realizar, bem como os profissionais responsáveis e as datas de execução.
Gestão de hóspedes
Consoante o evento, haverá uma lista fechada de convidados, como num casamento, ou, pelo contrário, terá de ser concebida uma estratégia de marketing para promover o evento e atrair os participantes. Sem dúvida, os objetivos definidos no primeiro ponto estabelecerão as ações a realizar em relação aos convidados.
Escolher a data e o local
Consoante o orçamento, os objetivos e o tipo de evento, escolherá um local e uma data ou outra. Para escolher os melhores, é aconselhável ter em conta diferentes aspetos, como a época do ano, se há feriados nas proximidades ou se é habitual ir de férias nessas datas, etc.
Trabalhar na preparação
Na organização de eventos, a criatividade também não falta, pois há encenações que deixam uma impressão duradoura nos participantes. Por isso, todos os pormenores são importantes e a tecnologia pode ser um grande aliado na hora de criar uma encenação memorável. Nesta fase, é importante que o organizador de eventos esteja a par das tendências do sector.
Gestão da logística
Todos os participantes num evento gostam de ter à sua disposição uma série de comodidades práticas, ou seja, estacionamento, acessibilidade, meios de transporte para o local… É por isso que a logística de um evento deve ser tida em conta aquando da sua organização.
Contratar equipas técnicas
Existem eventos cuja execução implica a utilização de projetores, música ao vivo, montagem de palcos, etc. Por esta razão, é importante contratar uma equipa de técnicos especializados na montagem deste tipo de estruturas.
Promover o evento
Como já foi referido, há eventos que requerem uma estratégia de promoção do evento e de atração de participantes. Em função do objetivo e do perfil dos convidados, devem ser definidas as ações a realizar e os canais de promoção, quer online (redes sociais, newsletter, etc.) quer offline (rádio, televisão, outdoors, etc.).
Rever os pormenores finais
Por último, é importante elaborar uma lista de verificação que inclua tudo o que é necessário para ter a execução do evento sob controlo. Da mesma forma, no dia do evento, o organizador do evento deve estar presente para verificar e controlar se tudo corre como esperado. Em caso de imprevisto, é importante ter um plano B em ação.
Como se pode ver, organizar um evento não é tarefa fácil. Além disso, uma vez terminado o evento, é importante avaliar a sua execução e resultados, sabendo o que funcionou e o que não funcionou para ter em conta noutras edições ou eventos futuros.