Queres conhecer o perfil profissional do assistente administrativo? Este profissional gere o dia a dia do escritório e constitui um pilar essencial em qualquer empresa. Por isso, hoje oferecemos uma definição e explicação sobre as funções que desempenha: continua a ler!
Estuda a formação em MBA em Administração e Gestão de Empresas e dá o próximo passo para consolidar o teu CV como um dos mais procurados no mercado de trabalho. Inscreve-te hoje e transforma o teu futuro!
Índice de contenidos
Definição de assistente administrativo
O assistente administrativo é um profissional da gestão que organiza documentos, realiza procedimentos, gere a agenda e contacta clientes, entre outras tarefas. Para delimitar uma possível definição de assistente administrativo, podemos afirmar que é um cargo que apoia os departamentos administrativos das empresas para assegurar o seu correto funcionamento e desenvolvimento.
Embora não tome decisões, nenhum escritório funcionaria adequadamente sem o trabalho que os assistentes desempenham. Queres ampliar as tuas competências e candidatar-te a mais ofertas de emprego? Presta atenção: explicamos quais são as funções deste cargo.
Perfil profissional do assistente administrativo
Como mencionámos, nenhuma empresa funciona sem um assistente administrativo. O seu trabalho é fundamental para o correto funcionamento de outros departamentos. Por isso, é importante definir o perfil profissional do assistente administrativo:
1. Atendimento ao cliente
Os assistentes administrativos encontram-se frequentemente na receção. Isso implica assumir funções de atendimento ao cliente, como receber visitas, acompanhá-las e recolher pacotes e correspondência.
2. Boa comunicação
O assistente responde a consultas gerais ou específicas de diferentes departamentos. Não é apenas a face visível do atendimento ao cliente, mas também a “voz” que liga a empresa a potenciais clientes e colaboradores. Por isso, trata-se de uma pessoa com fortes competências comunicativas.
3. Gestão e organização
Embora praticamente cada departamento trate da sua própria documentação, os documentos gerais da empresa costumam estar num arquivo central. Aqui distinguem-se faturas, contratos, declarações, impostos… Para evitar imprevistos e a perda de documentos importantes, o assistente organiza e mantém tudo de forma rigorosa. É, portanto, uma pessoa com capacidades de organização e gestão.
4. O tempo é precioso
A capacidade de gerir e organizar o tempo é imprescindível para o assistente. Esta é a sua função mais importante. Por isso, deve conseguir planear a agenda de forma eficiente.
5. Capacidade de convocatória
Manter a ordem do dia para os participantes das reuniões, convocar convidados, confirmar presenças ou assegurar que os espaços estão em ótimas condições é uma das tarefas do assistente administrativo.
6. Noções de contabilidade básica
Entre as funções do assistente administrativo encontram-se também tarefas ligadas à contabilidade. Embora muitas vezes existam profissionais especializados nesta área, não é invulgar que os assistentes assumam parte desta responsabilidade no seu trabalho diário.
O que vais ganhar ao estudar MBA em Administração e Gestão de Empresas na Escola ELBS
Durante o curso que oferecemos na área administrativa, vais aprimorar as tuas competências no contexto da organização e gestão. Além disso, vais familiarizar-te com os processos habituais do escritório e conhecer o papel que o assistente desempenha dentro da empresa.
Trata-se de uma formação cujo objetivo é fornecer-te os conhecimentos de gestão, contabilidade e recursos humanos necessários para atuares com confiança nesta área. Pede-nos mais informações sem compromisso e deixa-te aconselhar pela nossa equipa! Ajudar-te-emos a encontrar a formação perfeita, que se adapte melhor às tuas necessidades.