Uma checklist ou lista de verificação permite-nos enumerar uma série de tarefas para organizar o nosso tempo e esforços de forma eficaz. Alguma vez fizeste uma lista para planear as tuas férias? Já apontaste tudo o que devias colocar na mala? Uma lista de tarefas domésticas pendentes? Pois bem, então estarás familiarizado com este formato.
Focando-nos hoje na organização de eventos, essa lista cumpre uma função importante. Seguir todos os passos e realizar as tarefas na ordem prevista é determinante para que um evento ou celebração corra conforme planeado. Queres dominar a planificação de acontecimentos? Neste artigo ensinamos-te a elaborar uma checklist passo a passo. Lembra-te que na Escola ELBS também podes formar-te profissionalmente no setor, frequentando o mestrado em organização de eventos e wedding planner.
Índice de contenidos
O que é uma checklist?
A checklist na organização de eventos é a lista de tarefas que devem ser realizadas antes do acontecimento em questão. Trata-se de um guia básico, o esquema fundamental do teu trabalho. Graças a ela, poderás avançar passo a passo com a certeza de que não estás a esquecer nada.
O objetivo de uma lista de verificação é, como já mencionámos, controlar que nada fique esquecido durante o processo de execução de uma tarefa ou, no nosso caso, de planeamento de um evento. É uma ferramenta aliada para trabalhar de forma organizada. E como colocá-la em prática? Vamos ver!
Como fazer uma checklist
Para elaborar uma lista de verificação ou checklist, não precisamos de mais do que papel e caneta. No entanto, existem também várias aplicações especificamente desenhadas para te ajudar a criar a lista da forma que mais te convier. Se ainda não tens uma ferramenta, vale a pena dedicar algum tempo a analisar as opções e escolher a que melhor se adapta a ti.
Para começar, recomendamos duas: Evernote e Google Keep. Ambas são fáceis de usar e permitem ter o teu trabalho disponível online, tanto no computador do trabalho como no de casa e, claro, no telemóvel através das suas aplicações para Android e iOS.
Uma vez escolhida a ferramenta, seja pelo método tradicional ou pela aplicação, em apenas 5 passos podes criar uma lista de verificação e organizar um evento com sucesso.
Os 5 passos para criar uma lista de verificação
- Define os âmbitos de trabalho. Por exemplo, na organização de casamentos, encontrarás secções como a cerimónia, o bolo, o banquete, o local da celebração, etc.
- Determina a frequência de revisão da lista. Escolher com que frequência vais verificar se tudo está a correr bem ajuda a avançar com tranquilidade.
- Define as etapas do processo. Há tarefas que devem estar prontas três meses antes do evento, enquanto outras precisam de ser previstas no dia anterior. Definir os intervalos de tempo para cada ponto da lista permite ter tudo mais controlado.
- Escolhe responsáveis. Entre os membros da tua equipa, quem será responsável por supervisionar o cumprimento da checklist? E não apenas da lista em si; muito provavelmente, precisarás de responsáveis para cada um dos pontos principais.
- Testa a lista. Analisa-a, faz um ensaio, pensa em tudo o que possa ter sido esquecido. Um truque: pede ajuda a um colega que não tenha participado na elaboração da lista. Será muito mais fácil encontrar erros e ajudar a completá-la.
Vantagens de fazer uma lista de verificação para um evento
Como estamos a ver, contar com um guia ao planear um acontecimento pode ser muito útil. Nesse sentido, as vantagens de uma checklist são muitas e consideráveis; toma nota!
- Mantém uma organização clara do processo.
- Contribui para motivar os colaboradores, uma vez que cada ponto realizado é considerado uma conquista.
- Favorece a distribuição de tarefas.
- Melhora a produtividade.
- Fomenta a criatividade. Ao não ter a mente ocupada em recordar o essencial, o organizador de eventos pode concentrar-se em aperfeiçoar as tarefas e pensar em alternativas criativas.
- Ajuda a reduzir erros.
- Permite prever imprevistos.
Exemplo de checklist para organizar um evento
A seguir, vamos levar a lista de verificação à prática, ou seja, mostrar um exemplo de checklist para organizar um evento. Trata-se de um modelo básico para trabalhar antes, durante e depois do acontecimento. Lembra-te de que cada evento tem as suas particularidades. Adapta-o ao teu!
Tarefas a realizar antes do evento
O ideal é que esta etapa esteja concluída com antecedência suficiente. Assim, deveremos completar primeiro estes pontos principais:
- Escolher uma data com antecedência.
- Pensar numa localização adequada ao número de convidados.
- Determinar quantos convidados irão assistir ao evento e qual será o nosso público.
- Definir um orçamento aproximado em função dos participantes, incluindo comida e bebida.
- Escolher uma equipa de trabalho.
- Distribuir as tarefas a realizar.
- Confirmar a disponibilidade de oradores ou artistas a convidar.
- Elaborar uma lista de possíveis patrocinadores e atribuir membros da equipa para contactar cada um deles.
- Elaborar um plano de promoção e delegar as tarefas adequadas a cada membro.
- Definir um preço para os bilhetes, se houver.
Tarefas a realizar um dia antes do evento
Embora a primeira etapa seja a que leva mais tempo, é importante ter em conta que no dia anterior ao evento devem ser realizadas algumas tarefas:
- Verificar que a ligação à Internet no local funciona corretamente.
- Ter cópias das listas de convidados, da equipa, e da disposição dos assentos, etc.
- Rever passo a passo o plano para o grande dia com a equipa, garantindo que nada ficou pendente e que tudo corre conforme planeado.
- Certificar que todos têm um contacto de emergência caso ocorram imprevistos graves.
Tarefas a realizar no dia do evento
No próprio dia do evento, é necessário executar várias funções:
- Verificar que todos os participantes têm os passes.
- Preparar material fotográfico e audiovisual.
- Confirmar que os convidados chegam à hora prevista.
Tarefas a realizar após o evento
Quando o evento termina, é hora de analisar o que correu bem, o que pode melhorar e resolver os assuntos pendentes:
- Reunir todas as faturas, rever o orçamento e cobrar os pagamentos pendentes.
- Agradecer aos participantes e colaboradores.
- Partilhar o material audiovisual nas redes sociais.
- Enviar um questionário breve aos convidados para obter feedback e melhorar futuros eventos.
- Analisar os bilhetes vendidos: poderíamos ter vendido mais? Deveríamos ter escolhido um local mais pequeno?
- Elaborar um registo das falhas ocorridas para incluir no planeamento de futuros eventos.